[Geavanceerd] Hoe importeer ik een agenda in Parro?

Wil je een ParnasSys-export importeren? Dit kan heel gemakkelijk. Lukt de export niet, of wil je weten hoe je zelf een bestand maakt, lees dan verder.

  
Parro maakt het je gemakkelijk om in één klik de agenda voor het nieuwe schooljaar klaar te zetten via onze importeerfunctie. Bovendien worden agenda-items die via de import aangemaakt worden stil verzonden; ouders ontvangen dus niet voor iedere item een losse notificatie. Wel zo prettig ;-)

De importeerfunctie is uitsluitend op de webversie van Parro beschikbaar en is te vinden op het agenda-tabblad. Druk hier op de plusknop om een nieuw agenda-item aan te maken en kies voor de onderste optie 'Importeer agenda'. Hier kun je een .xlsx-bestand uploaden.

Voor het importeren

Zorg dat je groepen klaarstaan

Parro maakt alleen agenda-items in bulk aan voor de groepen van het huidige schooljaar. Zorg daarom dat je eerst de jaarovergang uitvoert in ParnasSys en de nieuwe groepen in Parro zet, voordat je de agenda gaat importeren.

Exporteer de agenda vanuit ParnasSys...

Log in op ParnasSys, ga naar het tabblad School en ga vervolgens naar Jaarplan → Activiteiten. Gebruik eventueel de zoekopties om de agenda-items te filteren die je wilt importeren in Parro. Door middel van de exportknop (middelste icoontje van de drie icoontjes rechtsboven de tabel) kun je een .xlsx-export maken. 
Let op: een export via Overzichten kun je niet importeren in Parro.

Deze export vanuit ParnasSys kun je direct importeren in Parro. Er vindt hierbij wel een conversieslag plaats, waarbij enkele spelregels van toepassing zijn. Indien de ParnasSys export zich niet direct laat vertalen naar het gewenst resultaat kun je zelf de export aanpassen om aan jouw wensen te voldoen.

...of creëer je eigen bestand

Heb je de jaaragenda niet in ParnasSys staan? Download dan ons lege template bestand en vul deze in volgens de spelregels hieronder.

Tip! Voordat je de hele agenda importeer, kun je het eerst uitproberen met een paar agenda-items voor de Collega-groep. Zo zie je wat er gebeurt en kun je waar nodig nog aanpassingen maken. 

Tijdens het importeren

Spelregels

De spelregels voor het importeren zijn als volgt:

Ontvangers: groepen (ouders)

• 'Publiceren' dient op 'Ja' te staan. Dan wordt er uitgestuurd naar de aangegeven groep(en) in het veld 'Groepen'.
• Agenda-items worden alleen aangemaakt voor groepen van het huidige schooljaar. Zorg daarom dat de (nieuwe) groepen van te voren in Parro klaarstaan.
• Om een agenda-item voor de hele school aan te maken, dien je alle groepen in te vullen in het veld 'Groepen'. Groepen dienen gescheiden te zijn met een komma. Let op het gebruik van hoofdletters. 
• Elke groep waarvoor je een activiteit importeert moet je ook opgehaald hebben uit ParnasSys. Voeg indien nodig de groepen aan Parro toe via Synchroniseer & beheer.

Ontvangers: collega's

• 'Publiceren' op 'Nee' wordt verstuurd naar de Collega-groep. Het veld 'Groepen' dient in dit geval leeg te zijn. 

Ontvangers: collega's & groepen

• Om zowel collega's en groepen tegelijk uit te nodigen, dient 'Publiceren' op 'Ja' te staan.
  
• Vervolgens geef je in het veld 'Groepen' de gewenste groepen in en voeg als groepsnaam ook "Collega's" toe. De namen scheid je met een komma. Let op het gebruik van hoofdletters. 

Start en eind

• De start- en einddatum dienen genoteerd te zijn als DD-MM-YYYY, bijvoorbeeld ‘05-12-2019’ voor 5 december 2019.
• De tijden dienen genoteerd te zijn in 24-uurs formaat, bijvoorbeeld 18:30 voor half 7 ‘s avonds.
• 'Ochtend' en 'Middag' wordt ook geaccepteerd als input voor de begin- en eindtijd. Hierbij begint de ochtend om 8:30 en eindigt om 12:00 uur, de middag loopt van 13:00 tot 16:00 uur.
• Meerdaagse agenda-items mogen maximaal 21 dagen duren. Langere items, zoals de zomervakantie, kun je er het makkelijkste inzetten door twee items aan te maken die het begin en eind markeren. 

Titel

• De titel van het agenda-item wordt opgebouwd uit de velden 'Categorie' en 'Subcategorie'. De titel wordt dan '{Categorie} - {Subcategorie}'.
• 'Categorie' moet verplicht ingevuld zijn. 'Subcategorie' is optioneel. 
• De titel mag in totaal 128 tekens zijn.

Vak, locatie en omschrijving

• De informatie in het veld 'Vak' wordt geplaatst in de omschrijving van agenda-items.
• Het veld 'Vak' mag in totaal 255 tekens zijn. 
• De locatie van een agenda-item kan via de import (nog) niet ingevuld worden.

Type item

• Via de import-functie kunnen alleen 'normale' agenda-items aangemaakt worden. Het is niet mogelijk om direct een vrijwilligers-item of gespreksplanner aan te maken via de import.
• Tip: je kunt een agenda-item later omzetten naar een vrijwilligersitem of om aanwezigheid vragen door dit item te bewerken en deze opties aan te zetten. 
• Agenda-items die via de import-functie aangemaakt zijn, zijn vervolgens te bewerken zoals een 'origineel' Parro-agenda-item.